Csáki Rozália: Esettanulmányok kommunikációs sikerekből itthon és külföldön – rövid hozzászólás vázlata –
A lassan 5 éve működő Erdélyi Magyar Civil Szervezetekért Alapítvány Kolozsvár szívében, egy másik civil szervezet székházában egy számítógéppel kezdte meg tevékenységét. Az első Civil Fórum konferencia sikerén felbuzdulva úgy érezte pár civil szervezet, hogy szükség van a civil szervezetek kapcsolattartását, az erdélyi magyar civil szféra fejlődését szolgáló civil szervezet létrehozására. Így született meg az ERMACISZA.
A kommunikáció, a kapcsolattartás, a nyilvánosság megteremtésének igénye már a kezdet kezdetén meghatározó volt a célok és feladatok beazonosításában. Főbb tevékenységeink így a civil szervezetek számára fórum teremtését, információáramoltatást, szakismeretek szórását célozzák meg. Ezek a következők:
- Civil Fórum konferenciák és tanulmánykötetek
- Civil Fórum lap
- ermacisz levelezőlista
- Civil Sajtóműhely képzések
Civil Fórum konferencia és tanulmánykötet
1999-ben szerveződött az első konferencia, amikoris megfogalmazódott alapítványunk szükségessége. Azóta minden évben megszervezzük a civil szervezetek találkozóját. Mindig egy-egy aktuális téma köré szerveződnek ezek a fórumok. Az eddigi témák: A civil szféra szerepe a közösségfejlesztésben; A tudás mint társadalmi erőforrás; A civil társadalom és az önépítkező intézményfejlesztés; Együttműködés, érdekvédelem és szakmaiság a civil szférában. Az idei, VI. Civil Fórum (szeptember 10–11.) a Magyar Civil Szervezetek Erdélyi Szövetségének megalakulását is ünnepelhette. A rendezvény mintegy 300 civil szervezet számára teremtett fórumot A civil szféra eséyei az EU-s csatlakozás folyamatában témában. A szervezést már a múlt év decemberében elkezdte szervezetünk azokkal a parterintézményekkel karöltve, akik a civil szervezetek szakmai tanácskozásáért felelősek a rendezvény keretében. Az évről évre fejlődő, tartalmilag is gazdagodó, színvonalas rendezvény tíz szakmai szekcióban tömörítette a résztvevőket: egyházi, épített örökségvédelem, gazdasági, ifjúsági, környezetvédelem, média, művelődési, oktatási, szociális és szórvány.
Nagy figyelmet szenteltünk a konferencia időben történő meghirdetésének. A hagyományos időponttól – május első hétvégéje – való eltérés már önmagában külön figyelmet igényelt, hogy időben szerezzen mindenki tudomást az eltolódásról. Ezért már kora tavasszal hírül kellett adnunk, hogy a rendezvény nem a hagyományos időpontban és egy új témában szerveződik idén is.
Örömmel mondhatjuk el, hogy a megfontolás, miszerint szeptember alkalmasabb időpont erre a rendezvényre, beigazolódott.
A helyi és az országos sajtó volt médiapartnerünk a rendezvény meghirdetésében. Az elektronikus sajtó adta lehetőségeket is kihasználtuk: a transindex, a pontweb és a brasso.ro is besegített az információszórásba. Idén az audiovizuális médiára, a különböző tv-k, rádiók jelenlétére is sikerült jobban odafigyelnünk. A sajtókampány azonban még most is elmaradt.
A rendezvény sajtókampányára, PR-menedzsmentjére külön humán erőforrás szükségeltetik. És eredményes a befektetett munka. A rendezvény hirdetésével egyszersmind önmagunkról, alapítványunkról, munkánkról is sikerült a köztudatba vinni a legfontosabb tudnivalókat.
Az erdélyi magyar civil szervezetek, a civil szféra fejlődéséért történő tevékenykedést a legnagyobb szakértelemmel is végezhetjük úgy, hogy közben pontosan az érintett, a célközönség marad le a történésekről. A nyilvánosság megteremtése több szempontból is lényeges volt:
- időben és széles körben értesíthettük a célközönséget;
- a konferencia témájára felkészülhettek a résztvevők;
- a rendezvény időpontja és helyszíne a köztudatba juthatott;
- visszajelzéseket kaphattunk időben a konferenciával kapcsolatos igényekről stb.
A rendezvény ideje alatt folyamatosan készültek felvételek, interjúk úgy a szervezőkkel, mint a résztvevőkkel. A civil élet jelentős történésévé nőtte ki magát a rendezvény, amely a szakmai ismeretek átadásán túl a kapcsolatépítés, partnerségek kialakulása, tanácskozások színtere.
A résztvevők hasznosítható információkat tartalmazó rendezvénymappát (Programfüzet, résztvevők címlistája, Civil Fórum lap, kérdőív) kaptak kezükbe. Nemcsak a rendezvény, hanem az ott lévő emberek, a tevékenységüknek nyilvánosságot biztosító civil társadalmi lap is nagyobb nyilvánosságot kaphatott ezáltal.
Úgy az előkészületekben, mint a konferenciát követően jelentős segítséget nyújtott munkánkban az alapítványunk által létrehozott és harmadik éve működő ermacisz levelezőlista. Mára már 750 tagja van a levelezőlistának, többnyire civil szervezetek, de magánszemélyek is, akik a civil közélet hír- és információáramoltatásába kapcsolódnak be ezáltal. Az egyik leginkább költségtakarékos és leghatékonyabb eszközünk. A leggyorsabban és igencsak széles körben sikerül nemcsak hírekkel szolgálni, hanem adott esetben kampányt is szervezni, közvéleményt kikérni, fogalmakat tisztázni, segítséget kérni és adni, közérdekű információkat szórni általa.
A határokat nem ismerő kommunikációs rendszer révén már arctalanul is ismertté váltunk. A levelezőlista révén visszajelzéseket kapunk tevékenységünkre is.
Többször történt meg, hogy amikor kiderült, mi vagyunk azok az emberek, akik ama bizonyos gépről szórjuk az információkat, felcsillant az emberek tekintete, és meleg kézfogással köszönték meg az információkat. Csak köztes szereplők vagyunk, hiszen maga a civil szféra, az egyes szervezetek, személyek küldik az információkat, a leveleket, és mi csak továbbítjuk. De addig, amíg ez a „csak továbbítjuk” ennyire könnyen és sok helyre eljuttató mozdulat lett, el kellett telnie kis időnek, és a pártatlanságot, a bizalmat meg kellett őrizni.
Naponta megtörténik, hogy 15-20 e-mail is érkezik hozzánk, amelyeket át kell olvasni, és csak fokozatosan engedjük fel őket a listára, mert arra is tekintettel kell lennünk, hogy a személyi postaládákat a napi 6-7 levél is már leterheli. És naponta ez a mennyiség már kellőképpen lefoglalja a figyelmet.
Azon töprengünk, hogy hogyan tudjuk jobban differenciálni az információk szórását, hogy mindenki a számára érdekes információkat kapja meg. Ehhez szintén humán erőforrás és ügyes technikai megoldás szükséges.
Civil Fórum lapunk
A negyedévente megjelenő lap szinte egyedüli civil társadalmi lap térségünkben, mely az egész civil szféra számára teremt nyilvánosságot. Az V. évfolyamot zárjuk ebben az évben. Tematikus lapszámaink révén a szakmailag sokszínű civil szféra minden szegmensének igyekszünk lehetőséget nyújtani a részletes megmutatkozásra. 2003–2004 folyamán a következő témákban jelent meg lapunk: Az egyház társadalmi felelősségvállalása, Az ifjúság szerepe az erdélyi magyar társadalom jövőjének építésében, A civil szféra szerepe a kisebbségi és közösségi jogok védelmében, A nyilvánosság, mint a közösség- és társadalomfejlesztés eszköze, A civil szféra szerepvállalása az Európai Unióhoz való csatlakozásban, A közösségfejlesztés lehetőségei a civil társadalom építésében, A civil szféra válaszai a társadalom szociális problémáira.
VitaFórum mellékletünk révén az éppen aktuális problémákkal kapcsolatos szabad véleménynyilvánításnak biztosítunk teret.
Az 1000 példányban megjelenő lapunk nyilvánosságával többet lehetne törődni, mint amennyire jelen körülményeink megengedik. Ugyanakkor a civil szférának is még fejlődnie kell ahhoz, hogy egy ilyen szakmai lapot fenn tudjon tartani. (A tevékenységek fenntartásáért, az anyagiak megteremtéséért vívott napi harcok kevés időt engednek szakmai lap olvasására.)
Civil Sajtóműhely képzés
Az idén indítottuk el e képzéssorozatot, mellyel közösségi lapok indítását szorgalmazzuk. A közösség számára nyilvánosságot és információforrást teremtő sajtótermék közösségfejlesztő erejére alapozva törekszünk arra, hogy a már meglévő közösségi lapok színvonalát emeljük, illetve a kisebb közösségek számára segítséget nyújtsunk egy-egy ilyen kiadvány elindításához és fenntartásához.
E képzések révén közvetlen kapcsolatba kerülünk a civil sajtó létező formáival, azokkal az emberekkel, aki a nyilvánosság biztosítását fontos tényezőnek tartják. Itt ők is megismerik egymást, és további együttműködések alakulnak ki az információk szórása, a szakmai anyagok megjelentetése érdekében.
Úgy véljük, hogy szakmailag fejlődniük kell a civil kiadványok szerkesztőinek is, a fejlődés szakmai igényességgel kezdődik. A közérdekért történő értékmegőrző, közösségfejlesztő munkának, ami a civil szféra sajátja, közösségi értékké kell válnia, egyszersmind meg kell mutatkoznia, és ezt a célt szolgálják a kommunikációs eszközök, a nyilvánosság megteremtésének különböző formái. Ezekkel meg kell tanulnunk, nekünk, civileknek is élni.
A munkánk, elveink, értékeink elsősorban számunkra világosak és egyértelműek, de nem egyértelműek egy külső szemlélő, egy egészen más elfoglaltságú ember számára. Így sem a vállalkozók, sem a politikusok, sem a pénzelosztók, sem az egyszerű hétköznapi ember számára, sőt a média emberei számára sem. És elsősorban a mi feladatunk, hogy ezt az információs, és imeret-űrt kitöltsük. A szakmaiság azonban alapkövetelmény. Nemcsak a civilek számára kell a nyilvánosság megteremtésének fontosságát, a kommunikáció jelentőségét hangsúlyozni, hanem a médiát is „civilesíteni” kell.
A kommunikációs tevékenységünk sikeressége nagy mértékben befolyásolja támogatottságunkat, úgy a célcsoport részéről, mint a pénzelosztók, az adományozók, a politikum részéről. És tevékenységünk hatékonyságára, sikerességére is kihatással van ezáltal. Érdemes szakmailag fejlődni ezen a téren, és hangsúlyt fektetni ezekre a tevékenységekre.
Összeállította:
Csáki Rozália