A sajtókommunikációs munka során rendszeresen, megbízható, pontos és hírértékű információkkal kell ellátnunk a média képviselőit, törekedve a kétoldalú, jó személyes kapcsolatok kialakítására.
A sajtóval való kapcsolattartás feladatai:
- sajtólisták, sajtóadatbázis összeállítása, folyamatos karbantartása
- sajtókapcsolatok tervezése, kialakítása, ápolása
- együttműködés az újságírókkal, hírügynökségekkel
- sajtómegjelenések dokumentálása, értékelése
A sajtókommunikáció legfontosabb eszközei:
- sajtóközlemények
- riportok, interjúk
- sajtórendezvények (sajtótájékoztató, sajtófogadás, sajtó háttérbeszélgetés, sajtóreggeli, sajtóebéd, sajtóvacsora stb.)
A jó sajtóközlemény néhány ismérve:
- hírértékkel bír
- érdeklődést felkeltő címe van
- az első bekezdés (lead) tartalmazza az alapvető információkat (ki, mit, hol, mikor és miért csinál)
- a „sajtó nyelvét” használja a szövegezésben
- nem több egy oldalnál
- a fejlécben szerepel a közleményt kibocsátó szervezet neve
- szerepel rajta a dátum és a „sajtóanyag” felirat
- a végén megtalálható a kapcsolattartó neve és elérhetőségei
- ha van rá mód, csatoljuk sajtófotót (sajtóközlésre alkalmas minőségben)
A sajtóesemények rendezésének főbb feladatai:
- az esemény témájának meghatározása (fontos a hírérték)
- az időpont kijelölése (lapzárta, párhuzamos események, sajtóesemények, stb. figyelembevételével)
- a helyszín kiválasztása (méret, stílus, megközelíthetőség, pakolás, technikai feltételek, stb. figyelembevételével)
- a kommunikátor kiválasztása
- a meghívottak körének meghatározása
- a meghívó kiküldése (a rendezvény előtt legalább egy héttel)
- a meghívottak telefonos, e-mailes megkeresése (visszacsatolás a meghívó megérkezéséről, részvételi szándékról)
- meghívó ismételt elküldése (esemény előtt egy-két nappal)
- sajtócsomag készítése az újságírók számra (meghívó, sajtóközlemény, háttéranyagok, szervezet bemutatkozó anyaga, névjegykártya, stb.)
- technikai, személyi feltételek biztosítása (hangosítás, dekoráció, fotós, hostessek, stb.)
- lebonyolítás (érkezők fogadása és regisztrációja, sajtócsomag átadása, tájékoztató megtartása, újságírói kérdések megválaszolása, fogadás, sajtóajándékok átadása)
- sajtóanyag kiküldése minden meghívott újságíró számára
- utómunkák elvégzése (értékelés, sajtómegjelenések összegyűjtése)
Forrás: nonprofit.hu