Az egyesületeknél gyakran alkalmazzák az utazási költségek megtérítését. Szerbiában a következő módon történik az útiköltség kifizetése:
Minden hivatalos út lebonyolításához kötelezően szükséges egy kiküldetési rendelvény – útiköltség nyilvántartás (“putni nalog”), amely az út lebonyolítása után az elszámolás alapjául szolgál.
A kiküldetési rendelvény első oldala tartalmazza az egyesület nevét, beosztását, iktatási számot, az utazó személy nevét, az uticélt, feladatot, az utazás napját (meddig tart az utazás), mivel utazik, ki fedezi a költségeket, az előleg összegét, az egyesület pecsétjét és a megbízó (felelős személy) aláírását. A másik oldala, az útiköltség nyilvántartás, tartalmazza az utazás napját/napjait és az utazás megkezdésének és befejezésének időpontját, az utazás során létrejött elszámolandö költségeket (ezeket az adatokat az utazó személy tölt ki), az elszámolásra vonatkozó adatokat (ezt a részt a pénztáros vagy a felelős személy tölti ki) és végül az aláírásokat.
A mellékelt okmányok közt található példák közt megtalálható:
– “kiküldetési rendelvény – példa – tömegközlekedés”
– “kiküldetési rendelvény – példa – az egyesület járművével”
– “kiküldetési rendelvény – példa – saját autó használat”
A hivatalos út lebonyolításához a személyszálítási tömegközlekedési eszközöket (vonat, autóbusz, repülő stb) vagy gépkocsit veszünk igénybe.
Amennyiben az utat tömegközlekedési eszközök igénybevételével bonyolítjuk le, akkor az összes jegyet (számlát) mellékelni kell a kiküldetési rendelvényhez, így igazolva, hogy ezek valós költségek.
A gépkocsi használata az egyesületben – két lehetőség adódik:
1. Az egyesület tulajdonában van a gépjármű, vagy bérleti szerződéssel “bevisszük” az egyesületbe a járművet.
Az utazási költségek elszámolásakor az egyesület tulajdonában vagy szerződéssel bérbe vett járműnél nem teszünk különbséget az utazással kapcsolatban létrejött költségek elszámolásakor (ám a gépjármű karbatartási költségei már más elbírálás alá esnek). Ebben az útiköltség nyilvántartásban számoljuk el például az úthasználati díjat, parkolási díjat stb. Az eddig említett kiküldetési rendelvény – útiköltség nyilvántartás az utazó személyre vonatkozik, ez mellett és ez alapján a járműre külön szükséges egy a járműre vonatkozó kiküldetési rendelvényt (“putni nalog za putnički automobil”) is vezetni, ebben a járműről vezetünk adatokat, mint például az üzemanyag töltés, indulás és érkezés idő, a kilóméter óra állása, megtett út, stb.
Amennyiben a járművet bérleti szerződéssel vittük be az egyesületbe, akkor a bérleti szerződés másolatát mellékelni kell a kiküldetési rendelvény mellé az elszámoláskor.
A mellékelt okmányok közt megtalálható a járműre vonatkozó kiküldetési rendelvény (A4 formátum, egy lapra – első és hátoldalra nyomtatni!).
2. Magán személy tulajdonában van a gépjármű.
Csatolmányok:
- Személyre szóló kiküldetési rendelvény saját gápjárművel – példa
- Személyre szóló kiküldetési rendelvény az egyesület járművével – napidíj – példa
- Személyre szóló kiküldetési rendelvény – kitölthető
- Gépjárműre vonatkozó kiküldetési rendelvény – letölthető
- Személyre szóló kiküldetési rendelvény az egyesület járművével – útiköltség – példa
- Személyre szóló kiküdetési rendelvény az egyesület járművével – útiköltség és napidíj – példa
- Gépjárműre vonatkozó kiküldetési rendelvény – példa
Forrás: Civil Portál