A szervezet számára a külső kommunikáció létfontosságú. Első találkozási felület a szervezet célcsoportjával, a lehetséges adományozókkal. Szervezeti kultúránkat, gondolkodásunkat jelenítheti meg.
A szervezetek számára a külső PR lehetőséget ad arra, hogy:
- az ismertségüket és elismertségüket növeljék
- a társadalmi hasznosságukat szélesebb körben bemutathassák
- képesek legyenek informálni, meggyőzni a célcsoportjaikat a számukra fontos ügyekről
- olyan környezetet hozzanak létre, ami megkönnyítheti a forrásteremtést.
A nonprofit külső kommunikációs tevékenység területei:
- szervezeti PR, vagyis a szervezet népszerűsítése
- marketing PR, vagyis a szervezet termékeinek, szolgáltatásainak népszerűsítése
- szakmai kapcsolatok ápolása
- kormányzati, önkormányzati kapcsolatok
- közösségi kapcsolatok
- kapcsolat az ügyfelekkel, kliensekkel
- támogatói kapcsolatok
- sajtókapcsolatok
- lobby tevékenység
- kríziskommunikáció, válságkezelés
Gyakorlati feladatok a külső kommunikációs tevékenység keretében:
- kommunikációs stratégia kidolgozása
- kommunikációs tervek és költségvetések kidolgozása
- arculattervezés és építés
- monitoring (közvélemény, sajtó, szektor, törvénykezés, stb.)
- kríziselhárítás kommunikációs feladatai
- rendezvényszervezés
- kommunikációs anyagok gyártásához kapcsolódó tevékenységek
- sajtókapcsolatok szervezése
- kapcsolatszervezési feladatok
A külső PR estében, akárcsak a belső kommunikációnál, több célcsoportot különböztetünk meg. Ezen célcsoportok a szervezetek tevékenységi körei szerint változhatnak, és eltérő fontosságúak lehetnek.
Lehetséges célcsoportok:
- a szolgáltatást igénybe vevő kliensek
- más civil szervezetek
- jelenlegi és potenciális adományozók
- törvényhozó testületek
- minisztériumok, önkormányzatok
- helyi közösségek
- véleményvezérek
- média képviselői
- potenciális munkavállalók és önkéntesek
A hatékony külső kommunikáció érdekében – a belső kommunikációhoz hasonlóan – a kommunikációs célok azonosítása után az egyes célcsoportjaink szokásaihoz, elvárásaihoz kell igazítanunk az üzeneteket, a kommunikációs csatornákat és eszközöket.
A külső kommunikáció lehetséges eszköztára:
- levelek, feljegyzések, beszámolók, állásfoglalások, felhívások
- viták, felszólalások, előadások, interjúk
- rendezvények (konferenciák, fórumok, szakmai műhelyek, tréningek, nyílt napok, adománygyűjtő események, kiállítások, vásárok, road show stb.)
- beltéri és közterületi hirdetőtáblák, plakátok, matricák
- kiadványok (beszámolók, éves jelentések, prospektusok, brosúrák, szórólapok, meghívók, újságok, hírlevelek stb.)
- adatbázisok
- PR filmek
- hirdetések
- sajtómunka
- szervezet honlapja, egyéb online PR eszközök (elektronikus hírlevelek, internetes fórumok, blogok, adatbázisok, linkgyűjtemények, chat, levelezőlisták, közösségi portálok, videomegosztó portálok, online sajtószoba stb.)
Forrás: nonprofit.hu