Civil szervezetek pénzügyi szabályozása

Erdély Tudástár

Imecs Veronka – László Edit: A civil szervezetek pénzügyi szabályozása

A civil szervezet alapvetően nem sorolható be a klasszikusan vett gazdálkodó szervezetek körébe, mert nem a gazdálkodás a fő funkciója, de céljai elérése, feladatai teljesítése, fennmaradása érdekében pénzügyi-anyagi gazdálkodásra kényszerül. Ahogy a gazdasági élet többi szereplőjének is számos jogszabályból kell merítenie saját tevékenységének törvényes működtetéséhez, úgy a nonprofit szervezetek gazdálkodását és pénzügyeit is számos törvény, rendelet szabályozza, melyeket minden alapítvány vagy egyesület törvényes képviselőjének, ügyvezetőjének kötelezően ismernie és alkalmaznia kell.

10-0

A legfontosabb ismeretek az alábbi kötelezettségek köré csoportosíthatók:

  1. Számviteli nyilvántartás kötelezettsége

Az 1991/82-es számú Törvény (az utólagos módosításokat is figyelembe véve) értelmében minden jogi személyiség számára kötelező a számviteli nyilvántartás. A Pénzügyminisztérium minden egyes gazdasági terület számára kettős könyvelést és sajátos számlakeret használatát írja elő, tehát az 1924/21-es Törvény és a 2000/26-os kormányrendelet szerint bíróságilag bejegyzett nonprofit szervezetek számviteli nyilvántartásukban a civil szférára sajátos számlakeretet kötelesek használni (a 2007/1969 sz. rendelet szabályozza). A kettős könyvvitel azt jelenti, hogy a szervezet a tulajdonában, kezelésében vagy használatában levő eszközökről és azok forrásairól, továbbá a gazdasági műveletekről olyan nyilvántartást vezet, amely az eszközökben és a forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, áttekinthetően mutatja. A számviteli nyilvántartás román nyelven és román pénznemben történik. Valutában végrehajtott pénzügyi műveletek számvitelét lejben és valutában is kötelesek vezetni. A számviteli nyilvántartásnak tükröznie kell az állóalapokat, leltári tárgyakat, más anyagi értékeket, ügyfeleket, szállítókat, a működés folyamatában keletkezett költségtételeket és a bevételeket, jellegük szerint. Ha az alapítvány (egyesület) keretein belül gazdasági tevékenységet is folytatunk, a könyvviteli szabályozások szükségessé teszik a kétféle (a nonprofit és a kereskedelmi) tevékenység szétválasztását. Erre az érvényes számlakeret csak részben nyújt lehetőséget, ugyanis míg külön-külön csoport áll rendelkezésünkre a non-profit és a gazdasági tevékenységből származó jövedelmek könyvelésére, a költség oldalon ránk hárul az a feladat, hogy meghatározzuk a kétféle tevékenység költségvonzatát és analitikus számlák segítségével elkülönítsük azokat.

 A számviteli politika célja, hogy a szervezetnél olyan számviteli rendszer működjön, amelynek alapján megbízható és valós információt tartalmazó éves beszámoló állítható össze, amely kiindulópontját képezi a következő év stratégiájának és költségvetésének.

  1. Mérlegkészítés kötelezettsége

A civil szféra jogilag bejegyzett intézményei, szervezetei kötelesek évente az illetékes megyei pénzügyi igazgatósághoz benyújtani számviteli mérlegüket, a határidőt a Pénzügyminisztérium évente határozza meg (általában az évkezdéstől számított 120 nap). A mérleg elkészítéséhez kötelező a szakminisztériumi űrlapok használata. Más településeken vagy megyékben működő, jogi személyiséggel nem rendelkező fiók-egységek számára tilos saját mérleget a pénzügyi hatóságokhoz eljuttatni, évi pénzügyi tevékenységüket és vagyonállományukat tükröző adatokat az anyaintézet vagy szervezet mérlege tartalmazza. A fiókok saját mérlegének letétele akkor lehetséges, ha a fiókszervezetet a helyi bíróságnál bejegyezték, adószámmal és saját bankszámlával rendelkeznek. Azok az alapítványok, egyesületek, melyek a tárgyévben nem folytattak vállalkozási tevékenységet, egyszerűsített mérleget (bilanț prescurtat) készítenek, míg az alaptevékenységüket gazdasági tevékenységgel kiegészítő civil szervezetek bővített mérleg leadására kötelesek. Mindkét esetben az éves jelentés része a mérlegen kívül az eredmény kimutatás és a tájékoztató adatokat tartalmazó beszámoló (note exlicative). A mérleghez csatolni kell a cenzor vagy a cenzori bizottság jelentését. Ha az alapszabályzat nem írja elő cenzor kinevezését vagy arról későbbi időpontban döntenek, a szervezet törvényes képviselőjének erről nyilatkoznia kell.

A mérleg a civil szervezet mérleg-fordulónapi eszközeit és forrásait mutatja. Az eszközöket befektetett eszközök (immateriális javak, tárgyi eszközök, befektetett pénzügyi eszközök) és forgóeszközök (készletek, követelések, értékpapírok, pénzügyi eszközök) bontásában tartalmazza, a forrásokat a kötelezettségek, a céltartalékok, a tartalékok valamint a saját tőke adja. A jelenlegi szabályozások értelmében a 2500 lejes vagy ennél nagyobb értékű eszközöket befektetett eszközként kell kezelni, az ennél kisebb áron beszerzett tárgyak forgóeszközként, a leltári tárgyak kategóriájához tartoznak. A már régebben 2500 lej alatt vásárolt és befektetett eszközként kezelt tárgyak továbbra is mint állóalapok maradnak a pénzügyi nyilvántartásban. A nonprofit intézmények és szervezetek állóalapjainak újraértékelése nem kötelező, mégis ajánlatos, mivel azt beszerzési áron tartani vagyonfelszámolás, lopás vagy bármely kártalanítás esetében anyagi veszteséget okozhat a szervezetnek, mert nincs reális értéke. Az épületek helyi költségvetésbe befizetendő adója is attól függően változik, hogy az utóbbi három évben megtörtént-e vagy sem az épületek újraértékelése. Ha három éven belül elmulasztjuk a szervezet tulajdonában levő épület újraértékelését, az ingatlan könyvviteli értékének nagyobb százalékát kell adóként befizetnünk. A felértékelést kötelezően hiteles értékelő végzi.

Az 1969-es rendelet értelmében a mérleg elkészítése és aláírása a nonprofit szervezet alkalmazásában levő gazdasági igazgató vagy főkönyvelő feladata. Ha a civil szervezetnek ilyen munkakörben nincs alkalmazottja, köteles szerződést kötni olyan magán- vagy jogi személlyel, aki tagja a Romániai Könyvvizsgálók és Mérlegképes Könyvelők Szaktestületének. A fenti követelmények betartásáért a szervezet törvényes képviselője a felelős.

A letett mérleget utólag nem lehet módosítani, az esetleges hibát csak a következő év mérlegében lehet javítani.

  1. Az adatok és iratok nyilvántartásának kötelezettsége

Az 1996/16. számú Törvény minden jogi személy számára kötelezővé teszi saját irattár létrehozását, valamint az iratok és pénzügyi dokumentumok megőrzésének módozatait, amelyre a törvény előírásai szerint az illető intézmény saját belső szabályzatot készít. Az 1996/15-ös számú kormányrendelet minden jogi személy számára előírja azt a kötelezettséget, hogy minden számviteli iratot, pénzügyi dokumentumot, a kötelező főkönyveket a bejegyzett székhelyen kell tartson. Itt soroljuk fel azokat a főkönyveket és nyomtatványokat, amelyek használatának elhanyagolása komoly pénzügyi bírságot von maga után: egységes ellenőrzési főkönyv (registru unic de control); naplófőkönyv (registru jurnal); leltári főkönyv (registru inventar); profitadó-nyilvántartási könyv (registru de evidenţă fiscală, csak kereskedelmi tevékenységet is folytató civil szervezetek számára); pénztárkönyv (registru de casă); az alkalmazottak elektronikus nyilvántartásának naplója (registru electronic de evidenţă a salariaţilor); nyugtatömb (chitanţier).

  1. Az adófizetés kötelezettsége

A 2000-ben megjelent 26-os számú Kormányrendelet, mely az alapítványok és egyesületek bejegyzését és működését szabályozza, VII. fejezetében megjelöli a civil szervezetek jövedelemforrásait, s ezek közé sorolja az alapítványok és egyesületek saját gazdasági tevékenységéből származó jövedelmét. A rendelet 48. számú cikkelye kimondja, hogy a végzett gazdasági tevékenység kiegészítő jellegű és szorosan kapcsolódik a szervezet alapvető célkitűzéseihez.

Az Adótörvénykönyv (2003/571-es Törvény) 15. cikkelyének értelmében a gazdasági tevékenységet is folytató civil szervezetek profitadó mentességet élveznek, ha gazdasági jövedelmük nem haladja meg a 15 000 eurót és a nonprofit tevékenységből származó jövedelem 10%-át. Csak az ezen felüli gazdasági jövedelemnek megfelelő nyereség után kell 16%-os adót befizetni az állami költségvetésbe. A nyereségadó kiszámításának érdekében szükséges a gazdasági és nonprofit tevékenységek szigorúan elkülönített könyvviteli nyilvántartása. A nyereségadót évente, a következő év február 25-ig adóbevallási űrlap kitöltésével be kell jelenteni és befizetni az adóhivatalnak. Amennyiben egy nonprofit intézmény gazdasági tevékenységből származó jövedelme meghaladja az 65 ezer eurót, köteles számláinak kibocsátásakor 9 vagy 24 %-os hozzáadott értékadót (ÁFÁ-t) számítani és azt 100 ezer euró éves forgalom felett havonta, 100 ezer euró éves forgalom alatt negyedévenként az adóhivatalnak bejelenteni és befizetni.

A nonprofit szervezetek más adók és illetékek kifizetésére is kötelesek, mint: ingatlanadó, gépkocsiadó, közterületre elhelyezett plakátok, hirdetmények, reklámok illetménye, rendezvények (sorszámozott) belépőjegyeire kulturális adó, stb. A civil szervezetek az Adótörvénykönyv (2003/571-es Törvény) értelmében a következő jövedelmekre adómentességet élveznek: tagdíjak, szimpatizánsok pénzügyi és természetbeni hozzájárulása, adományok, szponzoroktól származó jövedelem, közalapokból, vissza nem térítendő támogatásból származó jövedelem, a nonprofit tevékenységből származó kamat és osztalék, a befektetett eszközök értékesítéséből származó jövedelem, a kulturális adó befizetésére köteles jövedelem, az állampolgárok személyi jövedelem adójának 2%-os felajánlásából befolyó jövedelem, alkalmi rendezvények bevételeiből származó jövedelem és biztosítási társaságok által nyújtott kártérítés.

Tisztázandó, hogy ha az alapítvány nem véletlenszerűen akar gazdálkodni, hanem állandó jellegű vállalkozói tevékenységet folytat, a legcélszerűbb megoldás önálló kereskedelmi társaság bejegyzése, melynek egyedüli tulajdonosa a civil szervezet. A kereskedelmi társaságok bejegyzését és működését az 1990. évi 31. számú Törvény szabályozza. A vállalkozói tevékenységet is folytató civil szervezek számára a legmegfelelőbb vállalkozási forma a korlátolt felelősségű társaság (közismert nevén KFT), mely egyben a legkedveltebb és legelterjedtebb vállalkozási forma Romániában. Népszerűségét elsősorban annak köszönheti, hogy létrehozása egyszerű, az előírt törzstőke szintje alacsony, a társult tagok felelőssége korlátolt. A KFT vagyona társasági részekre oszlik, egyszemélyes KFT esetén valamennyi társasági rész az egyetlen társult tag tulajdonát képezi. Ilyen egyszemélyes KFT-t működtethetnének a folyamatos üzleti tevékenységet végző alapítványok és egyesületek. Ebben az esetben a vállalkozás bármilyen tevékenységet folytathat (termelés vagy szolgáltatás), nem kell kötődjön a tulajdonos civil szervezet alaptevékenységéhez. Egyetlen kikötés: ha a Közgyűlés határozata alapján a nyereség nem marad a KFT-nél saját erőforrásainak gyarapítására, hanem osztalék formájában átkerül a tulajdonos civil szervezethez, azt az alapítvány vagy egyesület célkitűzéseivel összhangban köteles felhasználni.

  1. Munkaadói kötelezettségek

 

A civil szféra szervezeteinek jogukban áll alkalmazottakkal dolgozni, de rájuk is ugyanolyan munkaadói kötelezettségek hárulnak, mint bármely gazdasági vállalkozásra vagy állami intézményre. Az alkalmazottakkal kötelezően szerződést kell kötni, ezek a szerződések lehetnek teljes vagy rész-munkaidős, meghatározott vagy meghatározatlan időre kötött szerződések. A 2011 májusában életbe lépett új Munkatörvénykönyv kötelezi a munkaadót, hogy a szerződést az alkalmazást megelőző munkanapon kösse meg és iktassa az alkalmazottak nyilvántartási naplójába. Nagyon fontos, hogy az új alkalmazott rendelkezzen alkalmasságát igazoló orvosi papírral, ennek hiánya a szerződés érvénytelenítését vonja maga után. Az alkalmazott bruttó bére nem lehet kevesebb az országos minimálbérnél, mely 2014.január 1-től 850 lej. Az alkalmazott személyek után az illető jogi személy köteles a jövedelemadó, társadalombiztosítási illeték, az egészségügyi-biztosítási illeték és munkanélküli alapok képzésére szolgáló illeték kifizetésére. Ezeknek az illetékeknek a befizetési határideje a következő hónap 25-e.

A nem állandó jellegű feladatok elvégzésére megkötött szerződés, melyet civil szerződésnek nevezünk, kevesebb kötelezettséget hárít a munkáltatóra. Civil szerződések esetén a munkáltató jövedelemadót és egészségügyi-biztosítási illetéket fizet a szerződésben rögzített jövedelem után. Ha a szerződő félnek nincs munkaviszonya a munkáltató köteles a társadalombiztosítási illetéket is befizetni. Szerzői jogokért kifizetett összegekre, ha a szerződő fél a nyugdíjrendszer biztosítottja, a munkáltató csak a jövedelemadó befizetésére köteles, ellenkező esetben társadalombiztosítási illetéket és egészségügyi-biztosítási illetéket is fizet.

Ajánlatos kihasználni a végzős tanulók és egyetemisták alkalmazásával járó kedvezményt, mely a 2008/76-os Törvény 80-as szakasza egyéves állami szubvencióként ír elő. A szubvenciót a Foglalkoztatási Ügynökségtől kell igényelni, végzős egyetemisták alkalmazása esetén a szervezet havonta 750 lej juttatást kap.

  1. Pénzkezelési kötelezettségek

 

Elsősorban a bankügyletekre és a pénztárügyletek fegyelmére vonatkozik. A civil szervezeteknek jogukban áll egy vagy több banknál számlát nyitni, külföldi bankszámla is nyitható, úgyszintén bankszámla nyitható azokban a városokban, ahol fiók vagy kirendeltség van.

A pénztárnapló vezetésével kapcsolatos szabályozás, mint bármely gazdálkodónál, a pénzügyi műveletek naprakész nyilvántartására kötelez. A pénztárból az egynapi készpénz kifizetések összege nem haladhatja meg a 10000 lejt, azonban egy jogi személynek 5000 lejnél nagyobb összeget csak banki átutalással lehet kifizetni.

Ott ahol a személyi feltételek megengedik, a civilszféra menedzselésében is alapvető kérdésnek tekinthető a működtetésben szereplő személyek hatásköreinek szétválasztása, ajánlatos elválasztani a pénz- és anyagkezelési tevékenységet a számvitel vezetésétől, a pénz és anyagkezelést a kifizetések és bankátutalások jóváhagyásától, és mindezektől a belső pénzügyi ellenőrzést vagy a cenzori tevékenységet.

  1. Támogatásokkal járó kötelezettségek

Mivel az 1994/32-es Törvény értelmében bármely nonprofit jogi személy támogatást kaphat gazdasági szereplőktől (szponzorizálás), ez különleges figyelmet igényel a szervezet működtetői részéről. Az Adótörvénykönyv (2003/571-es Törvény) értelmében a kereskedelmi társaságok profitadójukból leírhatják a civil szervezeteknek nyújtott támogatást, de ez az összeg nem haladhatja meg évi forgalmuk 3 ezrelékét és profitadójuk 20%-át. 2014. január 1-től érvényes az a szabályozás (102. sz. Rendelet), mely lehetővé teszi, hogy a tárgyévben le nem írható szponzori támogatás leírható a következő évek profitadójából.

A szponzorizálásból származó összegekre vagy anyagi javakra a szponzor és a haszonélvező köteles szerződést kötni, amelyben feltüntetik a támogatás tárgyát, értékét, a határidőket, a kötelezettségeket. A civil szervezet a kapott összeget köteles feltüntetni saját számviteli nyilvántartásában.

A 2003/571-es számú adóügyi törvény (2004/138-as sz. Hivatalos Közlöny.) 84. cikkelyének 2. bekezdése nagyobb forráslehetőséget biztosít a civil szervezetek számára, mely a tagság, illetve a szimpatizánsok hozzájárulásán alapszik. E törvényt kihasználva, bármely adóköteles személy hozzájárulhat valamely civil szervezet évi tevékenységének megvalósításához, ugyanis a törvény alapján minden személy saját maga rendelkezhet évi jövedelemadójának 2%-áról, melyet a nonprofit szervezetek támogatására fordíthat. Az összeg kiszámítása, levonása és átutalása az illetékes pénzügyi szerv kötelessége. Ma már a civil szervezetek menedzselői munkájához tartozik a szimpatizálók felkeresése és bevonása ebbe a támogatási rendszerbe, különben hasznavehetetlen lesz ez a támogatási mód. A felajánlás határideje a következő év május 25-e.

  1. 8. Valutakezelési kötelezettségek

Romániában a nonprofit jellegű, hivatalosan bejegyzett szervezetek bármely bankban nyithatnak valutaszámlát, melynek feltöltése vagy külföldi átutalás vagy a valuta eredetét igazoló befizetés formájában történhet. A valutaszámláról készpénzben valutát felvenni vagy átutalni romániai jogi vagy természetes személy számára tilos.  Kivétel csupán a külföldi kiszállási költségek valuta készpénzbeli kifizetése. Külföldi vásárlások lebonyolítására szerződés alapján lehetséges valutát átutalni.

A pénzmosás és terrorizmus finanszírozásának megelőzéséről és megakadályozásáról szóló törvény előírásainak be nem tartása már több civil szervezetnek okozott komoly károkat. A 2008/53-as sz. Sürgősségi Kormányrendelet megváltoztatja ás kibővíti a 2002/656-os törvényt. A törvény értelmében az alapítványok és egyesületek kötelezettségei közé tartozik annak a nyilatkozatnak az eljuttatása a Pénzmosás Elleni Országos Hivatalhoz, melyben közlik a valutaügyletek lebonyolításáért felelős személy adatait. Ugyanakkor a 15000 euró vagy ezt meghaladó bevételek esetében kötelesek vagyunk nyilatkozni a valuta eredetéről.

  1. ÁFA kötelezettségek

A nonprofit szervezetek alaptevékenysége nem ÁFA köteles. Amint a 4. pontban jeleztem, ha a szervezet gazdasági tevékenységet is végez és az ebből származó éves forgalom meghaladja a 65000 eurót (rögzített árfolyamon számolva 220000 lejt), az illető civil szervezet köteles ÁFA-fizetőként bejegyeztetni magát. Ha a nonprofit szervezet 10000 eurót (rögzített árfolyamon számolva 34000 lejt) meghaladó értékű anyagi javak uniós országokból történő behozatalára készül, behozatal előtt jelentkezzen az Adóhivatalnál és érdeklődje meg, hogy milyen ÁFA kötelezettségei vannak. Hasonlóan kell eljárni, ha a civil szervezet, értékhatártól függetlenül, szolgáltatásokat nyújt uniós országok vállalkozásainak, intézményeinek, illetve szolgáltatásokban részesül uniós országokból.

Fontos, hogy a civil szervezetek ne ijedjenek meg a fentiekben kilenc pontban összefoglalt adminisztratív-pénzügyi szabályozások, teendők sokaságától, ezek betartásával, folyamatos odafigyeléssel, örömmel és hatékonyan végezzék önként vállalt tevékenységüket, képesek legyenek hasznosítani a civil társadalomban rejlő különleges erőt: a benne levő kezdeményezőkészséget, szakmaiságot, rugalmasságot és lényeglátást.