A LELTÁROZÁS
A leltár nem más, mint egy kimutatás, amely a civil szervezet eszközeit mennyiségben és értékben, a forrásait értékben, egy adott dátumra vonatkozóan, tételesen felsorolja. A leltározás módjáról, határidejéről, összehangolásáról
a könyveléssel, valamint a kötelező leltározás elvégzéséről külön szabályzat rendelkezik (Szerb Hivatalos Közlöny 106/2006). E szabályzatban meghatározott a leltározás, a határidők és az összeírt állás összehangolásának a módja
a könyvekben levő adatokkal.
Két fajta leltározást különböztetünk meg:
– évi leltár,
– rendkívüli leltár.
Az évi leltározás elvégzése olyan kötelezettség, amely szükséges a szervezet évi pénzügyi jelentésének (évi mérlegének) kidolgozásához. A leltár, az a dokumentum, amely alátámasztja a szervezet évi mérlegében kimutatott
eszközök és források valódiságát. A leltár ezen felül megerősíti a bizonylati fegyelmet a szervezetben, a könyvelés ellenőrzésére szolgál, védi a szervezet tulajdonát, valamint tájékoztatja vezetőséget. Az évi leltározást december
31-vel végezzük. Leltározáskor leltárba vesszük – összeírjuk a szervezet vagyonát: az alapeszközöket, a készpénzt – pénztárat, értékpapírokat, a számlákon levő eszközöket, kötelezettségeket, követeléséket, stb. Maga a leltározás módja, tárgyi eszközöknél és készleteknél tényleges, tételes számolással vagy méréssel, kötelezettségek, követelések, stb. esetében pedig bizonylatok egyeztetésével történik.
Rendkívüli leltározást szükség szerint végezhetünk, amennyiben felmerül az elvégzésének szükségessége. Szintén rendkívüli leltározást kell végezni akkor, amikor a szervezet tevékenységét megszüntetjük – megszüntetjük a
szervezetet.
A LELTÁROZÁST MEGELŐZŐ TEVÉKENYSÉGEK
Határozat a leltározásról
A leltározási folyamat a vezetőség részéről meghozott határozattal kezdődik. Minden leltározás első okmánya a határozat a leltározásról („Odluka o popisu i formiranju popisnih komisija”). E határozatban meg kell nevezni a leltározó bizottságokat, a leltár napját (azt a napot amellyel a leltározást el kell végezni), a határidőt a leltározó bizottság leltár jelentésének leadásáról, határidőt a felelős személynek a leltározásra vonatkozó utasítás kiadásáról, stb. Azt, hogy a szervezetben milyen leltárbizottságokat kell kinevezni, az attól függ, hogy mi mindene van a szervezetnek, van-e gazdasági tevékenysége, van-e alapeszköze, stb., ezért célszerű egyeztetni a könyvelővel.
A továbbiakban található szerb nyelven megadott példa egy olyan civil szervezetre, amelynek van gazdasági tevékenysége is. A megadott példa, mint útmutató, szolgál a leltározó bizottságok számára, megnevezésére, összetételére, hatáskörére, ami szervezetenként változhat. Kis szervezeteknél, az említett szabályzat 6. § alapján a leltárbizottság, lehet egy tagú is.
Utasítás a leltározásra
A határozattal és a törvényes előírásokkal összhangban, szervezet meghatalmazott törvényes képviselője (elnöke) írásban ad utasítást a leltározásra. Ebben az utasításban megadja a leltározásban és az előkészületekben résztvevők feladatait, és a munkák elvégzésének határidejét. Az utasítás a leltárbizottságoknak és az értékekkel megbízott/ felelős személyeknek szól. Az utasítás alapvetően a következőket tartalmazza:
– Leírja a leltározó bizottságok munkáját: leltározási terv előkészítése, a leltározási előkészületek elvégzésének ellenőrzése, egyéb az előkészülettel kapcsolatos munkák, leltározás folyamata – módja, a leltárlisták kitöltése és aláírása, az eltérések megállapítása – ellenőrzése, a hiányok és többletek, valamint ezek értékeinek megállapítása, a hiányért felelős személy/személyek megnevezése, a leírásra ajánlott eszközök ajánlatának elkészítése, stb., valamint a bizottság jelentésének elkészítése az elvégzett munkáról.
– Meghatározza bizottságonként a határidőket.
– A leltár tárgyáért felelős személyek feladatait: rendszerezni és összerakni a leltározandó tárgyakat úgy, hogy azok könnyen számolhatók legyenek, a leírásra ajánlott eszközök elkülönítése, szükséges segédeszközök biztosítása a leltározáshoz.
– Az előkészületeket az „üres” leltárlisták elkészítéséhez.
– Utalás arra, hogy a leltározás végzésekor a bizottságoknak mindent leltárba kell venni, amit a helyszínen találnak.
A LELTÁROZÓ BIZOTTSÁG MUNKÁJÁRÓL
A leltározó bizottság tagjai, miután kézhez kapják kinevezésükről a határozatot és az utasítást, elkészítik a bizottság munkatervét. A gyakorlati lebonyolítás körében a munkatervnek tartalmaznia kell a leltározás végrehajtása során
követendő eljárás részletes leírását és a határidőket. E munkaterv egyebek közt a következőket tartalmazza:
– A bizottság melyik napon fogja ellenőrizni azt, hogy az előkészületek a leltárra hogyan folynak a kapott utasítással összhangban.
– A leltár megkezdését megelőző napon ismét leellenőrzik azt, hogy az előkészületek befejeződtek-e, és azt hogy adottak-e a feltételek a munka megkezdésére.
– Mikorra kell a könyvelőségnek elkészíteni a leltáríveket, mikor veszik át a szükséges papírokat.
– A leltár kezdetének időpontját, a leltározás idejét és az utolsó napját.
– Meghatározza a határidőket az egyeztetésekre, jelentésekre stb., és a jelentés átadásának napját.
– Meghatároz egyéb feladatokat a bizottság számára, a leltározás sikeres
és időben történő elvégzése érdekében.
A munkatervvel összhangban, a megadott határidőkben végzik munkájukat. A leltározás folyamán mindent, amit a helyszínen találnak és a leltár tárgyát képezi, beírnak a leltárívekbe. Amennyiben előre elkészített leltáríveket
használnak, azokban nem lehet kinyomtatva a könyvekben szereplő menynyiség, csak olyan adatokat tartalmazhat, amelyek a leltár tárgyának meghatározására szolgálnak, mint például a megnevezés, gyári szám, méret stb.
Amennyiben formanyomtatvány a leltárív, akkor mindent be kell írni, úgyszintén az előre elkészített leltárívekbe is, ha az nem tartalmazza a helyszínen található leltári tárgyat. A leltározás végeztével a bizottság tagjai minden
oldalt a leltárívben aláírnak.
Miután a leltározó bizottság elvégezte az összeírást (számolást, mérést, stb.), következik az összehasonlítás a könyvekben található mennyiségekkel. Azoknál a tételeknél ahol eltérés jelentkezik a bizottság feladata, hogy az illetékes személyek segítségével megállapítsák az eltérés okát. Indokolt esetben, amikor dokumentálható az eltérés, csak valami okból a bizottságnak a leltározáskor nem volt tudomása róla, a bizottság elvégzi az előzőleg megállapított
állás korrigálását. Amennyiben a különbség nem dokumentálható, akkor hiányról vagy többletről van szó. Ilyenkor a bizottság a felelős személy megnevezésével hiányt vagy többletet mutat ki. A leltározás utolsó dokumentuma a bizottság jelentése a vezetőség felé. E rövid és tömör jelentés kötelező formája nincs előírva, de a következőket
kell tartalmaznia: a szervezet adatait (név, székhely), a bizottság kinevezésére vonatkozó adatokat és a tagok megnevezését, a leltár tárgyát, a leltározásra és a leltár lebonyolítására vonatkozó adatokat, a leltár eredményét, a hiányt és/vagy többletet, stb. A bizottság észrevételeit, megjegyzéseit és ajánlatait a leltárral kapcsolatban. Végül a bizottság minden tagjának aláírását. E jelentés melléklete a leltárív.
Amennyiben a bizottság leírásra tesz ajánlatot, ezt egy külön listán is feltüntetik, és a jegyzőkönyvhöz mellékelni kell. Arról, hogy a leírás meg fog-e történni, a vezetőség dönt.
A LELTÁROZÓ BIZOTTSÁG JELENTÉSÉNEK ELFOGADÁSA
A leltározó bizottság/bizottságok jelentését az elvégzett leltározásról a szervezet vezetősége (pl. elnökség) vitatja meg. Szükség szerint a leltározó bizottság/ bizottságok elnökét meg lehet hívni az ülésre, hogy magyarázatot adjon bizonyos felmerülő kérdésekre a leltárral kapcsolatban. Mivel az évi mérleg-pénzügyi jelentés átadásának határideje február utolsó napja, a leltár eredményeit pedig a mérleg összeállításakor tudni kell, ezért szükséges mielőbb megvitatni a bizottság jelentését, és dönteni a jelentésben leírtak könyveléséről. A döntést írott határozat formájában hozzák meg. Ez a határozat alapján a könyvelő elvégzi a szükséges könyvelést.
Forrás: Délvidéki Civil Portál